事务书信的格式和写作要求
来源:英盛网 发布时间: 2015-12-11
事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。 1.事务书信的格式 事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。 2.事务书信的写作要求 信头: 信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。 如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。 日期: 事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)april,1995；美式april 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。 收信人名称及地址: 信内名称地址仍应重写一次,
事务书信是指涉及各种事务问题,联系商洽工作的信件。这种书信的格式和写作要求比较严格,要特别慎重对待。
1.事务书信的格式
事务书信通常由下面七部分组成:信头、收信人名称地址、称呼、、结尾套语、签字及其他。另外,有的事务书信还有下列项目:投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。
2.事务书信的写作要求
信头:
信头位于信纸的中上方,印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号,以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。
如临时打印信头,则寄信人的名称和地址,应打在信纸的右上角,位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头,其他续页可用空白信纸,只需写上页码、收信人名称及日期即可。
日期:
事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方,或在寄信人地址的下方。月份最好不要使用略字,也不可用数字来代表,必须完整地写出来。有两种写法:英式为19(th)april,1995；美式april 19,1995。英式写法日在先,月在后,而美式则相反。如全部使用数字表示日期,容易引起误解,应避免使用。
收信人名称及地址:
信内名称地址仍应重写一次,并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边,低于日期二三行,也有打在信末端左边,在签名下约二至四行处。
收信人的单位名称如何排列,应严格按收信人所定的方式,出于礼貌和准确性,切勿擅自更改。
敬语的用法及略写也有一定习惯。比如,mr.
(mister)冠于男子姓氏前。messrs.(messiears)是英语 mr.的复数,相当于gentlemen,不含人名而冠以定冠词the的公司名称,均不用messrs.在英国,如公司行号含人名时,多用messrs.。例如:messrs. lake kane& co.,ltd；mrs.为已婚女子,则在后面写其夫姓,mrs. judd；miss为未婚女子,其复数为misses；dr.(doctor)冠于博士姓名前；rev(reverend)用于神职人员姓名前,可加定冠词the。另外还有某地长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用hon.,总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用pres,教授姓名前用prof.
信内地址写法,英美格式差别较大。美式写法:门牌号前没有no.字样,后面也没有逗点。而英式写法则相反。如:
mr. clark cooper
no.8,queen victoria street
london,e.c.2
england
注:e.c.2指伦敦东区2。
称谓:
事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼:sirs。公司行号等商业书信多用dear sirs,英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用gentleman称呼公司行号,但仅限于复数,在其后用冒号,gentleman和dear gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时,不能单独用单数sir,而要在sir前面加上dear,即dear sir。也可写上姓,如“dear sir lewes:”。
:
就是信的内容、主体。在称谓下两行开始,顶端书写(不像中文信要空两格)；段落之间空双行。的文字不要太长,尤其是头尾两段,一定要简短一些。在打字时,普通纸占用信纸的四分之三位置,两边及信纸上方要留有适当的边缘,下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐,右边则尽可能整齐。
结尾套语:
结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写,并加逗号。较常见的有:yours truly,yours very truly,truly yours,very truly yours,yours faithfully,faithfully yours。如果收信人是个人,则可用:yours sincerely,sincerely yours。
签署:
签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者,所以其形体和写法应保持固定。签名最好用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认,一般事务书信,常在结尾语下面空五行处签名,然后将发信人的姓名用打字形式打出,也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下:
签名者代表公司、行号名义时,应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称,然后再签署。
女性签名时,为便于回信人正确使用称呼,应在打字的姓名前加注(miss)或(mrs)。
当负责人不在而由经办人员代签名时,要加上by、for或perpro字样。
其他事项:
其他事项包括:注意事项、事由、备查、附件、附言等。
注意事项(attention,缩写:attn),这是发信人要求特定的人注意时用的,谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面,或与称谓同一行之右边。
事由(subject),其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容,它位于的上方,以提醒阅信人注意。
备查,为明确责任,便于日后查考,在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多,发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。
附件(enclosure,缩写为encl),在“发信人及打字员姓名首字”下面,应附注表明有几个附件,以方便收信人查点。如:encl.:one check(指附有一张支票)；encl,a/s(指附件如信中所述,a/s即as stated)。
附言(postscript的缩写p. s.)。“附言”要用得合理,一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时,或信文写完后,又有新情况而又必须通知对方时,才能使用。它通常用p.s.开头,写在信的最后一行,附件下一行处。
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